Το χριστουγεννιάτικο πάρτι μιας εταιρείας μπορεί να προσφέρει χρόνο για συνάντηση, αναγνώριση της προσπάθειας και κοινές αναμνήσεις. Για να αποκτήσει συνοχή, χρειάζεται πρώτα μια καθαρή απάντηση στο ερώτημα: τι θέλουμε να αποκομίσουν οι άνθρωποι που θα συμμετέχουν; Οι πρακτικές αποφάσεις γίνονται ευκολότερες όταν συνδέονται με αυτόν τον στόχο.
Ξεκινήστε από το κοινό και τον σκοπό
Μια γιορτή για εργαζομένους διαφέρει από μια εκδήλωση με πελάτες, συνεργάτες ή οικογένειες. Καταγράψτε ποιοι θα προσκληθούν, πόσοι περίπου θα είναι και ποιο ύφος ταιριάζει στην ομάδα. Θα προτιμούσατε μια χαλαρή συνάντηση, ένα θεματικό πάρτι ή ένα πρόγραμμα που συνδυάζει διαφορετικές δραστηριότητες;
Αποφασίστε επίσης ποια στοιχεία είναι ουσιαστικά για εσάς. Μια σύντομη αναφορά στη χρονιά, μια ομαδική εμπειρία ή χρόνος για συζήτηση μπορούν να επηρεάσουν τη ροή ολόκληρης της εκδήλωσης. Η απάντηση δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη· χρειάζεται να είναι κοινή για όσους συμμετέχουν στον σχεδιασμό.
Επιλέξτε χώρο με βάση το πρόγραμμα
Ο χώρος είναι μέρος της εμπειρίας. Εκτός από την αισθητική, εξετάστε την πρόσβαση, τη χωρητικότητα, τη διάταξη, τις τεχνικές παροχές και τους περιορισμούς λειτουργίας. Αν η γιορτή γίνει στην έδρα της εταιρείας, χρειάζεται να γνωρίζετε ποιοι χώροι μπορούν να χρησιμοποιηθούν και πώς θα επηρεαστεί η καθημερινή λειτουργία.
Για μια διοργάνωση στην Αθήνα ή σε άλλη περιοχή της Ελλάδας, είναι χρήσιμο να μοιραστείτε έγκαιρα αυτά τα δεδομένα με την ομάδα παραγωγής. Έτσι οι προτάσεις παραμένουν συνδεδεμένες με τις πραγματικές συνθήκες και δεν βασίζονται μόνο σε εικόνες έμπνευσης.
Δώστε στο concept μια συγκεκριμένη κατεύθυνση
Το θέμα της γιορτής μπορεί να εκφραστεί με τη διακόσμηση, τον φωτισμό, τη μουσική και το πρόγραμμα. Επιλέξτε λίγες συνεκτικές ιδέες που υπηρετούν την ταυτότητα της εταιρείας. Ένα θεματικό εταιρικό event δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει κάθε πιθανό στοιχείο για να έχει χαρακτήρα.
Οι φωτογραφίες από προηγούμενες παραγωγές βοηθούν στη συζήτηση, αλλά η τελική επιλογή πρέπει να προσαρμοστεί στο δικό σας κοινό και στον χώρο. Σημειώστε τι σας αρέσει σε κάθε αναφορά: χρώματα, ατμόσφαιρα, διάταξη ή τρόπο συμμετοχής των καλεσμένων.
Συνδέστε το δημιουργικό με την παραγωγή
Ο ήχος, ο φωτισμός, η διαμόρφωση του χώρου και η ροή του προγράμματος χρειάζονται κοινό σχεδιασμό. Συζητήστε εγκαίρως τις ανάγκες εξοπλισμού εκδήλωσης, τον διαθέσιμο χρόνο προετοιμασίας και τις προτεραιότητες του προϋπολογισμού. Με αυτόν τον τρόπο η ιδέα μπορεί να μετατραπεί σε συγκεκριμένο πλάνο εργασίας.
Αν θα συμμετέχουν οικογένειες, προσθέστε στο brief τις ηλικίες των παιδιών και τις ανάγκες των συνοδών. Αν θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε διακοσμητικά υλικά, συζητήστε το από την αρχή, ώστε οι σχετικές δυνατότητες και οι όροι να εξεταστούν ξεχωριστά.
Ένα σύντομο checklist για το πρώτο brief
- Σκοπός της γιορτής και κοινό.
- Επιθυμητή περίοδος και εναλλακτικές ημερομηνίες.
- Ενδεικτικός αριθμός καλεσμένων και συμμετοχή οικογενειών.
- Περιοχή, διαθέσιμος χώρος και βασικοί περιορισμοί.
- Ύφος, ιδέες και υπηρεσίες που χρειάζεστε.
- Πλαίσιο προϋπολογισμού και υπεύθυνος συντονισμού.
Δεν χρειάζεται να έχουν κλείσει όλες οι αποφάσεις. Ένα οργανωμένο brief επιτρέπει να ξεκινήσει ουσιαστικός διάλογος. Στην υπηρεσία εταιρικών χριστουγεννιάτικων events θα βρείτε την προσέγγιση της Event Director, ενώ οι εταιρικές εκδηλώσεις παρουσιάζουν τις ευρύτερες δυνατότητες συνεργασίας. Στείλτε μας τις πρώτες σκέψεις για τη γιορτή σας.