Η ερώτηση «πόσο κοστίζει μια εταιρική εκδήλωση;» χρειάζεται πρώτα ένα σαφές αντικείμενο. Δύο events με παρόμοιο αριθμό προσκεκλημένων μπορεί να έχουν διαφορετικό χώρο, διάρκεια και τεχνικές ανάγκες. Για να συγκριθούν ουσιαστικά δύο προτάσεις, πρέπει να είναι γνωστό τι περιλαμβάνει καθεμία και ποιες παραδοχές έχουν γίνει κατά τον σχεδιασμό.
Ο στόχος και το κοινό δίνουν την πρώτη κατεύθυνση
Μια εταιρική συνάντηση με ομιλίες, μια γιορτή εργαζομένων και μια παρουσίαση προϊόντος απαιτούν διαφορετική ροή. Ο αριθμός των συμμετεχόντων επηρεάζει τη χωρητικότητα και τις παροχές, αλλά δεν αρκεί μόνος του για να περιγράψει την παραγωγή. Χρειάζεται να γνωρίζουμε τι θα συμβαίνει στη διάρκεια του event.
Στη διοργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων, η αρχική συζήτηση συνδέει τον σκοπό της εταιρείας με το πρόγραμμα. Έτσι μπορούν να ξεχωρίσουν οι βασικές ανάγκες από τις προαιρετικές επιλογές.
Ο χώρος έχει πρακτικές συνέπειες
Οι υπάρχουσες υποδομές, η πρόσβαση και οι ώρες εγκατάστασης επηρεάζουν τον τρόπο εργασίας των συνεργατών. Ένας χώρος μπορεί να διαθέτει μέρος του εξοπλισμού, ενώ ένας άλλος να χρειάζεται περισσότερη υποστήριξη. Η περιοχή και η μεταφορά είναι επίσης στοιχεία που πρέπει να γνωρίζει η ομάδα παραγωγής.
Οι πληροφορίες αυτές βοηθούν να αποφευχθούν διαφορετικές υποθέσεις για τις παροχές της τοποθεσίας. Δεν αρκεί μια φωτογραφία του χώρου για να οριστεί το σύνολο των αναγκών.
Ο τεχνικός σχεδιασμός ακολουθεί το πρόγραμμα
Ήχος, φωτισμός, εικόνα, σκηνικά και ειδικά εφέ έχουν διαφορετικό ρόλο σε κάθε παραγωγή. Οι ώρες λειτουργίας και το επίπεδο συντονισμού χρειάζεται να αποτυπώνονται μαζί με τον εξοπλισμό εκδήλωσης. Έτσι είναι ξεκάθαρο τι υποστηρίζει η πρόταση και ποια επιπλέον στοιχεία θα πρέπει να συζητηθούν.
Ένα θεματικό concept μπορεί να επηρεάζει τη διακόσμηση, το σκηνικό και τα δρώμενα. Η δημιουργική κατεύθυνση χρειάζεται να εξετάζεται μαζί με τις δυνατότητες του χώρου και τις προτεραιότητες της εταιρείας.
Η ημερομηνία και το χρονοδιάγραμμα μετρούν
Η διαθεσιμότητα συνεργατών και εξοπλισμού επιβεβαιώνεται για τη συγκεκριμένη περίοδο. Ο χρόνος προετοιμασίας, πρόσβασης και αποχώρησης χρειάζεται να είναι γνωστός πριν οριστικοποιηθεί η παραγωγή. Αν αλλάξει ουσιαστικά το πρόγραμμα, είναι λογικό να επανεξεταστούν και οι σχετικές ανάγκες.
Συγκρίνετε το αντικείμενο, όχι μόνο το τελικό σύνολο
- Ποιες υπηρεσίες και ώρες υποστήριξης περιλαμβάνονται;
- Ποιος αναλαμβάνει εγκατάσταση, λειτουργία και αποχώρηση;
- Ποιες πληροφορίες χώρου και κοινού έχουν χρησιμοποιηθεί;
- Ποιες επιλογές είναι βασικές και ποιες προαιρετικές;
- Πώς αντιμετωπίζονται αλλαγές στο συμφωνημένο πρόγραμμα;
Για επαναλαμβανόμενες γιορτές, συζητήστε και τη δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης κατάλληλων υλικών. Η αξιολόγηση γίνεται ανά περίπτωση και δεν συνεπάγεται ένα σταθερό ποσοστό εξοικονόμησης.
Δεν υπάρχει χρήσιμος ενιαίος τιμοκατάλογος που να περιγράφει όλες αυτές τις συνθήκες. Στείλτε στην Event Director ένα αρχικό brief, ώστε η πρόταση να βασιστεί στις πραγματικές ανάγκες της δικής σας εκδήλωσης.